شیوه‌نامه خدمات غیرحضوری دفاتر اسناد رسمی در راستای سند تحول و تعالی قوه قضاییه، در تاریخ ۱۱ اردیبهشت‌ماه ۱۴۰۳، به تصویب رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور رسید. این شیوه نامه به منظورِ ارائه تمام خدمات ثبتی از طریق سکوی خدمات دیجیتال ثبتی و پنجره ملی خدمات دولت هوشمند و الزام به استفاده از امضای الکترونیکی برای دریافت خدمات ثبتی الکترونیکی و ارائه غیرحضوری خدمات ثبتی در دفاتر اسناد رسمی تهیه و تنظیم شده است.
شیوه‌نامه خدمات غیرحضوری دفاتر اسناد رسمی؛
در اجرای راهکار‌های (۹) و (۱۰) از مأموریت ۷ (مربوط به حمایت از حقوق مالکیت اشخاص) مسند تحول و تعالی قوه قصاییه مصوب ۱۴۰۳/۱/۷ ریاست محترم و مالی قوه قضائیه و توجه به ظرفیت مقرر در فراز (ج) ماده ۶۷ قانون برنامه پنج‌ساله ششم توسعه کشور و فراز الفاز ماده ۶۸ همان قانون و ماده ۶۵۵ قانون آیین‌نامه دادرسی کیفری و نیز بند ج از ماده ۴ آیین‌نامه توسعه خدمات الکترونیک دستگاه‌های اجرایی به شماره ۲۰۶/۹۳/۷۷۴۰- ۹۲/۶/۱۰ مصوب ۱۳۹۳ شورای‌عالی اداری و توجهاً به عمومات قانون تجارت الکترونیک مصوب ۱۳۸۲ به منظور سهولت و دسترسی سریع عموم مردم به خدمات غیر حضوری قابل ارائه در دفاتر اسناد رسمی، شیوه‌نامه خدمات غیر حضوری دفاتر اسناد رسمی به شرح زیر ابلاغ می‌شود:
بخش اول: درخواست غیرحضوری تنظیم اسناد رسمی و سایر خدمات ثبتی
ماده ۱- با راه‌اندازی سامانه خدمات غیرحضوری دفاتر اسناد رسمی در (سکوی کاتب) کلیه درخواست‌های تنظیم اسناد رسمی و خدمات ثبتی به دفترخانه از سامانه سکوی مزبور پذیرش خواهد شد.
ماده ۲ - سردفتر مکلف است به محض دریافت درخواست نسبت به بررسی پذیرش یا عدم پذیرش درخواست غیرحضوری تنظیم سند یا سایر خدمات ثبتی اقدام نماید.
تبصره ۱- در صورت عدم پذیرش درخواست سردفتر مکلف است در اجرای ماده ۲۰ قانون دفاتر اسناد رسمی با ذکر علت مراتب را زیر درخواست مربوطه درج نماید. در این صورت متقاضی امکان ویرایش درخواست را خواهد داشت.
تبصره ۲ - در صورت نقص مدارک یا نیاز به اطلاعات و مدارک تکمیلی سردفتر مکلف است اطلاع‌رسانی لازم موارد نقص را به‌صورت جامع زیر درخواست مربوطه به متقاضی اعلام نماید. متقاضی باید از طریق سکوی کاتب نسبت به تکمیل مدارک و رفع نقص اقدام نماید.
تبصره ۳ - چنانچه پس از پذیرش درخواست تنظیم سند و انجام سایر خدمات ثبتی امکان‌پذیر نباشد سردفتر باید علت را مطابق تبصره ۱ زیر درخواست درج و اعلام نماید.
بخش دوم: تنظیم غیر حضوری اسنادرسمی و سایر خدمات ثبتی
ماده ۳ - ثبت کلیه اسناد و خدمات ثبتی قابل ارائه با احراز هویت الکترونیک و استفاده از امضای دیجیتال و بدون مراجعه حضوری، متقاضی در دفتر اسناد رسمی امکان‌پذیر است.
تبصره - اسناد و خدمات ثبتی قابل ارائه با اعلام سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و درج از طریق سکوی کاتب تعیین می‌شود.
ماده ۴ - سردفتر به محض احراز هویت الکترونیک از طریق سکوی کاتب و امضای دیجیتال توسط متقاضی یا اصحاب سند نسبت به تأیید نهایی اقدام می‌نماید.
تبصره ۱ - توجهاً به اطلاق و عموم واژه «امضاء» در عبارت «امضای شخص یا اشخاص» مندرج در تبصره ۱ ماده ۷ قانون جامع حدنگار مصوب ۱۳۹۳ به امضای فیزیکی و نیز دیجیتال تأیید نسخه پیش‌نویس باید توسط اصحاب سند از طریق سکوی الکترونیک خدمات ثبتی کاتب انجام و ملاک عمل برای اخذ شناسه یکتا توسط سردفتر است.
تبصره ۲- اطلاعات مربوط به تأیید الکترونیک متقاضی اصحاب سند در نسخ پشتیبان و نهایی سند درج می‌گردد.
ماده ۵- پرداخت کلیه هزینه‌های متعلقه توسط متقاضی، از طریق سکوی الکترونیک خدمات ثبتی (کاتب) به صورت الکترونیک انجام می‌پذیرد.
ماده ۶ - متقاضی ارائه خدمات غیر حضوری بعد از پذیرش درخواست نیز در هر مقطعی می‌تواند ادامه فرآیند را به صورت حضوری در همان دفترخانه پیگیری و انجام دهد در این صورت هزینه‌های وصولی بابت ارائه خدمات غیر حضوری مسترد نخواهد شد.
ماده ۷ - فرآیند اطلاع‌رسانی خدمات موضوع این شیوه‌نامه از طریق سکوی کاتب انجام می‌پذیرد.
ماده ۸ - نظارت بر اجرای صحیح این شیوه‌نامه بر عهده معاونت امور اسناد معاونت توسعه فناوری و خدمات الکترونیک تبتی دفتر مدیریت عملکرد و بازرسی و کانون سردفتران و دفتریاران می‌باشد.
